Cómo dirigir reuniones exitosas: Parte II

En la primera parte del artículo nos referimos a los aspectos previos para organizar una reunión. En esta segunda parte, vamos a enunciar los pasos a seguir para coordinar una reunión exitosa.

Estas pautas tiene la intención de ayudarlo a evitar algunos de los problemas más comunes que convierten a las reuniones en una pesadilla.

1 - Comienza la reunión

Comience la reunión puntualmente. Comenzar nuevamente a medida que la gente llega sólo recompensará las llegadas tarde
Si los participantes no se conocen, otórgueles unos minutos para que se presenten
Realice una breve introducción para asegurarse de que el grupo conozca la agenda del día, los objetivos y los resultados deseados de la reunión—luego realice los ajustes necesarios. Si la agenda no se ha establecido con anterioridad, realícelo "en línea" en este momento
Establezca o repase las reglas básicas—las conductas y principios que los miembros del grupo acuerdan respetar para lograr una reunión constructiva

¿Qué deben contemplar las reglas básicas?

El compromiso de comenzar y finalizar puntualmente
El acuerdo sobre quién puede aportar ideas a la agenda del día
El acuerdo sobre cómo tomar las decisiones
Un límite de tiempo para solucionar cada problema o tomar cada decisión. Obtenga la aprobación del grupo antes de extender el tiempo asignado a un tema en particular
Las aclaraciones sobre las restricciones que existen para cada tema—por ejemplo, decisiones del nivel gerencial superior o restricciones de presupuesto o políticas que pueden limitar las opciones del grupo
La identificación de la persona que tomará la decisión final sobre cada tema
Solicitar que todos estén abiertos a nuevas ideas y participen
El acuerdo sobre cómo manejar conflictos
El acuerdo sobre cómo continuar

Las reglas básicas, debidamente articuladas y acordadas ayudan a fomentar la participación. Lo mismo sucede con su forma de actuar como líder y mediador creando un ambiente que estimule a la gente a realizar aportes y seguir el hilo de la discusión. Cuando dirija una reunión, recuerde esta recomendación.

2 - Seguir la agenda del día

En todo momento trate de mantener el curso de la reunión, sin desviarse hacia otros temas irrelevantes. Cuando se encuentre en el medio de una discusión, lleve un control de la misma y del tiempo. Una forma de hacerlo puede ser resumir el desarrollo de la reunión y señalar ciertos comentarios en un rotafolios. Cuando note un marcado interés en un tema en particular, observe y escuche a todos los que quieran participar. Responda a estas personas con contacto visual o asintiendo con la cabeza o bien diga, "escuchemos primero a Susana, luego a Roberto y luego a Alicia".

Mantenga al grupo en actividad indicando cuándo están llegando a un acuerdo, reconociendo todos sus logros y continuando con otro tema. Asegurarse que la gente participe Para garantizar que se escuchen todos los puntos de vista:

· Solicite comentarios sobre una discusión en particular: ¿Qué quedó pendiente? Consulte a la gente que no ha participado. · Especialmente en grupos grandes, es preferible dividirlos en subgrupos y solicitar a cada uno que presente un informe.

· No se apresure a votar o a tomar una decisión.

· Para asegurarse de que todos participen, quizás deba trasladarse por la sala solicitando comentarios en forma individual. Aunque solicite la opinión de todos, es importante que mantenga el curso de la reunión.

Puede lograrlo haciendo lo siguiente:

realizando un resumen y repasándolo con frecuencia, utilizando la agenda del día y las ideas que se hayan consignado en un rotafolios
señalando transiciones entre un tema u objetivo del orden del día y el siguiente

Ser consciente de que usted es el líder La forma en que actúa crea la atmósfera que determina si la gente se siente alentada a participar o prefiere permanecer en silencio. Recuerde lo siguiente:

Controle su propio nivel de participación para asegurarse que no está dominando la discusión
Posibilite que la gente más callada o tímida pueda participar—controle a quienes interrumpen y tratan de predominar
Sea positivo y alentador sobre las cosas que dice la gente
Intervenga si un participante critica o ataca los aportes de otro de los miembros.
Resalte las áreas de acuerdo, reafirmando lo que el grupo tiene en común y evitando que el grupo vuelva sobre temas que ya han sido resueltos
Anote los comentarios en un rotafolios. Puede utilizar esta información para confeccionar el acta de la reunión

Temas relativos a la finalizaciónEl hecho de saber cuándo y cómo finalizar una reunión puede ayudarlo a impulsar a los miembros del equipo para que lleven a cabo el plan de acción acordado.

3-Cuándo finalizar la reunión

Señales de advertencia de que quizás sea tiempo de concluir la reunión:

El grupo tiene problemas para cerrar el último tema a tratar.
La gente comienza a retirarse.

En general, las dos últimas señales se dan cuando la reunión se prolonga más de lo previsto. Las pautas a continuación lo ayudarán a evitar que las reuniones se prolonguen más allá de lo acordado y a ganarse la eterna gratitud de sus colegas.

Realice el compromiso de finalizar a tiempo.
Controle el tiempo o solicítele a uno de los miembros del grupo que lo haga. En forma periódica, recuérdele al grupo el tiempo restante y los puntos del orden del día que deben tratar. Priorice o posponga algunos temas si el tiempo no alcanza.
Si para ciertos temas se necesita más tiempo, solicite el consenso del grupo para prolongar la reunión o programe otra para continuar la discusión.

Recuerde, está bien finalizar una reunión antes de lo previsto. Si se han alcanzado todos los objetivos, la gente se encuentra impaciente o si surge un conflicto que únicamente una separación puede apaciguar, sea inteligente—posiblemente sean señales para concluir la reunión.

4 - Finalizar la reunión

Reafirme o resuma los logros alcanzados, los puntos o decisiones clave y explique de qué forma se los comunicará a los responsables.
Explique lo que sucederá luego y reafirme la importancia del plan de acción y comunicación.
Enfatice la importancia de que todos aporten sus ideas y puntos de vista.
Si corresponde, programe otra reunión.
Solicite ayuda al grupo para evaluar la reunión y recabar ideas sobre las cosas a mejorar en la próxima reunión.
Agradezca a todos por participar.

5-Realizar el seguimiento luego de la reunión

En general, la tarea que se pasa por alto al dirigir una reunión es garantizar que se realicen las acciones acordadas una vez finalizada la reunión. Esto genera un inconveniente para los responsables que no asistieron a la reunión. El hecho de realizar un seguimiento exhaustivo y detallado puede generar que esta reunión y las siguientes sean un éxito. Las reuniones que finalizan sin un plan de acción y comunicación no tienen ningún futuro fuera de la sala de reunión. Cómo desarrollar un plan de acción y comunicación El plan de acción y comunicación proporciona un cierre y un sentido de logro a los participantes, para lo cual se realiza una minuta de seguimiento. También alerta a los responsables sobre las decisiones clave y ayuda a garantizar que todos han escuchado el mismo mensaje o la misma información. El plan de acción y comunicación debe tener tres elementos: qué, quién y cuándo.

¿Qué decisiones y resultados específicos surgieron de la reunión y qué tareas deben realizarse como resultado de la misma?
¿Quién es el responsable de llevar a cabo estas tareas? Si los participantes de la reunión se comprometieron voluntariamente a realizar acciones específicas, probablemente completen esas tareas.
¿Cuándo deben completarse esas tareas? El hecho de que los participantes sean realistas en cuanto al programa que se comprometen a cumplir ayuda a que las tareas efectivamente se realicen.

Minuta de Seguimiento:

¿Qué debe incluirse en una minuta de seguimiento? La mejor minuta de seguimiento es la que se basa en los puntos anotados en el rotafolios o pizarra blanca y en las notas que usted o el escribiente tomaron durante la reunión. Debe formularse por escrito de manera que las personas que no asistieron pueden comprender lo que sucedió. Abarca

a los participantes
los objetivos de la reunión
los temas clave que se trataron
las decisiones que se tomaron
los pasos a seguir o el plan de acción
la fecha de la próxima reunión o seguimiento
el agradecimiento a todos los que han participado

La minuta también puede incluir:

la definición del problema
el método de análisis
las alternativas
los criterios para tomar una decisión
la decisión
lo que sucederá luego
los resultados esperados

Es muy valioso realizar el seguimiento con la gente que no quedó satisfecha con la reunión o bien que no aportó mucho. Esto ayudará a obtener comentarios sobre la reunión y sus procesos o por lo menos ayudará a mejorar las relaciones en el lugar de trabajo. También, comuníquese con todos los que tengan alguna responsabilidad en el proceso de toma de decisiones. La minuta de seguimiento es una buena forma de mantenerlos informados.

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